Aufzeichnungspflichten
Insbesondere folgende Aufzeichnungen sind zu führen, aufzubewahren (grundsätzlich 7 Jahre) und im Rahmen einer Betriebsprüfung (wenn möglich elektronisch) vorzulegen:
- Grundbuch (Journal)
- Hauptbuch
- Sachkonten
-
Nebenbücher
- Anlageverzeichnis
- Materialbuchhaltung (Wareneingangsbuch)
- Kassabuch
- Kundenkonten
- Lieferantenkonten
- Lohnkonten
- Inventuren (inkl. Zählliste)
-
Losungsermittlungen
- Indirekte Losungsermittlung: Berechnung der Losung und des Kassenstandzählprotokolls für jeden Tag
- ACHTUNG: die klassische eindimensionale „Stricherlliste“ ist ebenso wie die Stock- und Standverrechnung nicht zulässig!!!
- Paragons
- Registrierkassenstreifen
- „Schmierzetteln“, die zum Zahlungseingang oder zur Rechnung führen (z.B. Kellnerzetteln oder Notizen)
-
Belege, insbes
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine (Ausgangs- und Eingangsrechnungen)
- Bankauszüge
- Unternehmensspezifische Unterlagen (z.B. Preislisten)
- Vertreterabrechnungen
-
Sonstige Unterlagen, zB
- Verträge
- Gesellschafterbeschlüsse
- Subventionszusagen
- Klagen
- Gerichtsurteile
- Schadensmeldungen
Das Finanzamt ist zur Schätzung im Falle eines mangelhaften Rechungswesens berechtigt. Folgende Mängel können bestehen:
- Fehlen von Belegen
-
Fehlen oder Vernichtung von Grundaufzeichnungen, zB
- „Schmierzetteln“
- Angebote – auch wenn sie nicht zu einem Auftrag geführt haben
- Lieferscheine, Skizzen und Stundenaufzeichnungen, auf denen für die Rechnungsstellung relevante Daten aufgezeichnet werden
- Registrierkassenstreifen
- sonstige Abrechnungsbelege zur Kontrolle der Einnahmen
- Nicht chronologische Eintragungen im Kassabuch
- Radierbare Eintragungen (z.B. Kassabuchführung mittels Excel oder Bleistift)
-
Nachtrag von Tageslosungen. Vorsicht bei verdeckten Kassafehlbeträgen!
Beispiel:
Kassa:
Anfangssaldo 2.000,00
Losung 8.000,00 (Einnahmen des ganzen Tages)
Ausgaben - 6.000,00 (Einzahlung lt. Beleg 8 Uhr früh)
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Endstand 4.000,00
- mehrfache oder hohe Kassenfehlbeträge
- Unleserliche Korrekturen von Grundaufzeichnungen
- unrichtige oder unvollständige Erfassung der Inventurbestände
- Fehlen von Inventuren und Journalen
- verspätete Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten erst im Zuge der Bilanzerstellung
- Unterbleiben der Buchführung bei einem zur Bilanzierung verpflichteten Unternehmer
Eine an sich formell ordnungsmäßige Buchhaltung schützt nicht vor einer Schätzung, wenn begründete Zweifel an der sachlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen bestehen:
- Nichtführen von Kassaaufzeichnungen
- Nichtbuchung einzelner Geschäftsfälle („Schwarzumsatz“)
- Unvollständige Erfassung des Wareneinkaufes („Schwarzeinkäufe“)
- Vortäuschung aufgenommener Darlehen
- Nicht gedeckte Lebenshaltungskosten
Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr. Für individuelle Beratung steht Ihnen Ihr fair-steuern-Team jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.
Stand 04.10.2011
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